Kraften i tid

Lever du igår, nu eller i framtiden? Lyssna till Philip Zimbardo kring "The Secret Powers of Time".

Helt förutsättningslöst kan det aldrig vara, eller?

"Vi kan väl träffas för ett förutsättningslöst möte." känns frasen igen? Jag använder den själv emellanåt när jag bokar in möten med kunder och tilltänkta uppdragsgivare. "...ett förutsättningslöst möte...". Men är inte förutsättningen att vi har vissa förutsättningar att utgå från och att mötet ska resultera i något? Är det inte alltför många möten som redan är förutsättningslösa, utan ram, agenda, start- och stopptid? Dessutom möten som inte leder någon vart.

Och helt utan förutsättningar är väl inget, eller? Att börja med ett helt oskrivet blad går det? Du, jag och alla vi möter har sina erfarenheter, värderingar, valda sanningar och bakgrund med sig in i samtalet.

Nästa gång du går in i ett möte gör det med följande ingång:
"Kan vi ha ett fokuserat och framgångsrikt möte?"
Kan, vill och vågar du?

Idag har jag själv haft ett fokuserat och framgångsrikt möte med en av mina uppdragsgivare. Vad resultatet blev? Prova själv så får du se vad som kan bli annorlunda...

Använd 60-5-regeln och spara tid

Om du skulle ägna 60 minuter åt något nu för att senare spara 5 minuter varje gång du gjorde det, skulle det vara intressant?

Små saker som att leta efter rätt kvitto, lösenordet till inloggningen eller nyckeln till förrådet tar tid och energi. Dessutom kan det få den mest lugna personen att stressa upp sig och "leta ihjäl sig". Kanske har du själv minne av att ha letat på samma ställe flera gånger utan att finna det du söker och någon annan sedan hittar det på just den platsen. Eller att du frenetiskt skriver in samma lösenord, om och om igen och hoppas på att det någon gång ska ha ändrats istället för att kollla upp det rätta.

Har du funderat på hur mycket tid du lägger ned på att vara oorganiserad? Själv är jag inte världens mest strukterade människa och får därför arbeta på detta emellanåt. Just nu flyttar jag mitt kontor och har alla möjligheter att skapa den ordning och struktur jag vill. För att varje gång jag gör något kunna göra det enklare, smidigare och som bonus snabbare. Ibland får enkelhet i vardagen kosta, det är ett resonemang jag och min fru lever efter. Och i många fall är det bara den extra tiden det kostar för att en gång för alla få strukturen.

Ägna en timma åt något (rensa ut, städa, sätta in i pärmar, skriva listor, möblera om...) för att spara 5 minuter - om och om igen!

Ytterligare exempel: skaffa fler pärmar (eller färre pärmar), ändra rutiner, lär andra hur man gör rätt, lär dig själv göra rätt (läs manualen), lär dig programvaran, diskmaskinen, telefonen etc bättre, organisera dina saker, planera dina dagar...

Vad skulle du vinna på att lägga lite mer tid nu för att spara den varje gång du sedan gör det?

När dessa orden är skrivna har jag samtidigt skrivet ett "tips från coachen" för www.coachtipset.se. Som sedan när jag varje gång behöver ett bra tips kan gå tillbaka till "min egen databas" och skriva ut det. Sparar mig tid och ger också dig och alla andra nya tips, resurser, tankar och idéer.

Nöj dig med 98

• Har du kommit hem med resultatet från en test och du haft 98 av 100 rätt?
• Har din son eller dotter kommit hem med 98 av 100 rätt på provet?
• Har din medarbetare gjort 98 av 100 saker rätt?

Vad blir din spontana kommentar?

"Två rätt till och jag hade haft alla rätt."
"Du hade två fel, vad var det du inte kunde?"
"Och när ska du lära dig att göra rätt (de två saker som inte blev "rätt")?

Good enough är ofta mer än bra. Om vi alla fokuserade på det som gjorts rätt istället, berömde det som gjorts bra, såg alla goda kvaliteter i varandra så tror jag att både du och dina medmänniskor skulle må bättre. Och också prestera bättre.

Var nöjd de det du gjort istället för att gräma dig över det som inte är gjort. Till och med 90 av 100 kanske är okej. Eller så lite som 55 av 100. Hade det varit ett politiskt val kanske det till och med kallats för jordskredsseger, även om motståndaren hade 45%!

Nöj dig med 98%. Att nå den bästa lösningen är kanske inte rimligt. Imorgon är det något annat som är den bästa lösningen.

Och kom ihåg 80/20-regeln...

Lägg inte alla äggen i samma korg! Gör mindre.

Tänk om du skulle förändra ditt sätt att arbeta efter semestern. Få lika goda resultat eller till och med bättre och samtidigt göra mindre. Hur går den ekvationen ihop?



80% av resultatet kommer från 20% av görandet


Enligt Paretos-princip (Vilfredo Pareto, 1848-1923) kommer 80 procent av effekterna eller resultaten från bara 20 procent av ansträngningarna. Upptäckten kom genom att han såg att 80% av marken i Italien, varifrån Pareto kom, ägdes av 20% av befolkningen, 80% av inkomsterna gick till 20% av befolkningen.

Pareto principen eller 80/20 regeln som den ofta kallas gäller såväl inom försäljning som i andra delar av livet. Det exakta förhållandet kan förstås variera men principen är gällande.

Det är inte sällan som 20% av kunderna står för 80% av lönsamheten i ett företag. En regel som blir tydligast inom B-to-B, business-to-business (företag-till-företag) försäljning. Med förflutet inom reklambyråvärlden kan jag med erfarenhet säga att siffrorna kan vara ännu mer talande. Av tjugo uppdragsgivare kanske 1 eller 2 av dessa står för hela 90% av lönsamheten, vilket å ena sidan gör verksamheten sårbar, å andra sidan när du vet detta, vet du också vem som är viktigast att prioritera.

Det sägs 20% av en matta får ta 80% av slitaget. Om du ser till andra saker i livet, följer det denna princip också?

Det bästa av allt: Du behöver inte vara statistiker eller bra på matte, jag tror att du hänger med ändå på principen.

Vissa saker som du gör (20%) kommer ge dig huvuddelen av det resultat (80%) som du vill uppnå. Kopplat till dit liv i stort skulle vi kunna påstå att 80% av lyckan kommer från 20% av din tid.

• Sett till en arbetvecka på 5 dagar skulle en dags arbete ge dig 80% av veckans resultat.
• Sett till en arbetsdag skulle 1,5 timmas arbete ge dig huvuddelen av det förväntade utfallet.

Var gör du av din tid och energi?

Fokusera på det arbete som ger mest resultat för dig.

Fråga till dig:
Vad kommer du att fokusera på idag som ger dig 80% av tillfredsställelsen av dagen?

"Innan du börjar klättra uppför stegen till framgång bör du se till att den är lutad mot rätt byggnad." Stephen R Covey

Fler citat? Kolla här.

PRV - för mer balans och effektivitet

Att fokusera på samma typ av aktiviteter istället för att hoppa mellan olika saker och uppgifter gör att du tar hand om din tid på ett bättre sätt och får balans i vardagen. PRV-metoden hjälper dig att få struktur.

P = Planeringsdagar
R = Resultatdagar
V = Vilodagar

P - Planera!
Du behöver ha planeringsdagar för att se över vad som är viktigt, värdefullt och bråttom att göra. Dagar för reflektion, dagar för att skapa struktur i tillvaron och i din kalender.

Exempel: Jag ägnar minst ett par timmar varje vecka åt att planera veckan och månaden som kommer. För mig ingår även här att boka upp möten och se till att veckorna fylls med värdeskapande aktiviteter. Att tid på annan ort fylls med fler möten än bara ett möte, detta för att ta hand om min tid på bästa sätt.

R- Skapa resultat!
Resultatdagar är dagar då du producerar och skapar resultat. Det är dagar då "intäkterna" för dig och verksamheten skapas. Dagar då du kan bocka av aktiviteter på den tidigare planerade resultatlistan (den som det flesta kallar "att göra-listan").

Exempel: För mig kan detta handla om utbildningsdagar, inspirationsföredrag, artikelskrivande, coachning eller möten med uppdragsgivare och nätverket. Dessa stunder och dagar är de jag/verksamheten ska leva av.

V- Vila, fira och njut!
Den sista delen i modellen, V, som står för vilodagar, är den del som många glömmer bort. Alla behöver kortare eller längre pauser, varför inte en hel dag? En dag då du tillåter dig att vila, njuta och fira. En dag då du kopplar bort allt det andra. Detta är stunder eller dagar då batterierna laddas, idéer kan flöda och nya perspektiv skapas.

Exempel: För mig är fredagar en frekvent vilodag, en dag för återhämtning, ta det lugnt och göra det som faller mig in. Jag kallar det också VVV-dagar som nämndes ovan. Våga, vilja, välja. Får jag inte till fredagarna brukar det istället bli minst en halvdag någon annan dag i veckan.

Lär dig känna igen symptomen
Så här kan du känna igen symptomen när du inte har följt PRV-modellen:
När du känner stress och när du inte har "koll på läget" har du troligen missat dina planeringsdagar.

När du anser att du inte kommer vidare, att du står och stampar och inte når resultat. Då är det troligen bristande disciplin när det gäller att skapa resultat. Du har inte renodlat dina resultatdagar.

När du inte orkar med eller känner dig otillräcklig, eller känner oflyt, har du sannolikt inte återhämtat dig, njutit och firat tillräckligt. Du har missat dina vilodagar.

Tiden kommer - hela tiden

6780 är siffran! Du har det, din chef har det, alla har det. 6780 timmar på ett år. Vad gör du med tiden? Hur styr du din tid eller upplever du att tiden styr dig?

När du gör det du älskar har du all tid i världen. Tiden liksom ”försvinner”, tiden finns inte. Och den senaste forskning lutar också ditåt. Tiden finns inte. Det är något vi har hittat på för att samhället ska fungera. Hur är det för dig?

Jag säger som fysikern och författaren Bodil Jönsson, ”Tiden går inte, tiden kommer – hela tiden!”. Ta hand om den tid du har och gör det bästa av den. Vårda din tid. Även några sekunder kan vara viktigt to m avgörande. Har du varit riktigt toanödig och stått framför en upptagen toalett, ja då vet du att även 10 sekunder gör skillnad. Vill du något riktigt mycket då har du tid.

Skyll inte på tiden, ta hand om den.

Dags att så... och planera semestern!

Det är vår och dags att så frön för att skörda till hösten.

Våren är en tid för att planera. Våren är en tid för att agera. Våren är en tid att plantera.

Planera, agera och plantera nya frön som du vill ska växa till sig och skördas till sommaren, hösten eller senare.

Hur lång är din planeringshorisont? Har du nått till semestern ännu i dina tankar?
(Är du chef borde din planering snarare ligga på nästa vår, i alla fall för den "grova" planeringen. Semestern bör vara klar redan, hösten ligger hyfsat fast... Annars - fy skäms. Du har för kort horisont. Du kan inte leda en verksamhet med en eller några veckors framförhållning. Du sår dina frön för sent helt enkelt.)

Förresten, har du tänkt på att många planerar sina semestrar mer i detalj än vad de planerar sina liv! Andra klagar på att semestern inte blev som de tänkt sig när den är slut. Och frågar du vad de tänkt sig blir svaret ofta: "Jag vet inte...". Så egentligen borde de vara nöjda med precis vad som helst. Har du inga förväntningar eller planer så blir ju allt till belåtenhet. "Nää!" invänder du helt korrekt. OK, men då har du förväntningar eller hur? Så vad vill du ska hända för att du ska vara nöjd?

Så fröna idag. Plantera för framtiden. Nu!

Tid är ett val. Hur du enkelt ger dig mer tid?

Vad kan du göra samtidigt som du gör något annat? Jag brukar prata om NET-tid – No Extra Time. Saker som du kan göra samtidigt som du gör något annat.

Tre tips om restid, väntetid och något jag kallar maskintid. Detta skriver jag samtidigt som jag väntar på att min familj ska bli klar för att gå och äta frukost på hotellet i Rom...

Restid – hur utnyttjar du din restid? Vad skulle du kunna läsa eller lyssna på som samtidigt lär dig något eller som ger nöje? Eller när du bara tar en promenad, ger dig själv motion, vad kan du samtidigt lyssna på? För mig är Mp3 och bärbar CD-spelare ett måste.

Väntetid – hur använder du den? När du väntar på andra att bli klara? När du väntar på bussen eller på att bli hämtad? När du väntar på din tur? Vad gör du av den tiden. Ha alltid en bok med dig i fickan. Eller en liten anteckningsbok där du kan reflektera och skriva ned påminnelser till dig själv. Det är lätt att ta hand om sin tid om du planerar för det.

Maskintid – vad menar jag då med det? Vi är i dag starkt beroende av olika maskiner, som gör jobb åt oss. Se till att de alltid är igång. Lägg i en maskin tvätt innan du går hemifrån eller ännu hellre när du går och lägger dig. Sätt på diskmaskinen. Eller gör en back-up på hårddisken. Hur kan du få maskiner att arbeta för dig samtidigt som du gör något annat?

För att citera fysikern Bodil Jönsson; ”Tiden går inte, den kommer hela tiden”. Det handlar snarare om vad du väljer att göra. Ge dig själv mer tid – ta hand om din NET-tid!

Rensa din mentala inkorg - släpp fram energin

Och handen på hjärtat, när kommer du använda det som du sparar. Eller när det är dags att använda, hittar du det? Frigör istället energi genom att rensa i röran. Rent skrivbord betyder inte tomt huvud, men ett rent huvud. Du frigör för fräscha tankar och idéer.



Rensa sinnet. Rensa minnet. Och du kommer, precis som en dator, att få mer kraft att exekvera nya saker. Att avvakta, skjuta upp eller älta gårdagen kommer bara göra att ditt sinne fylls på - hela tiden.

Bestäm dig direkt när uppgiften dimper ned:

a) Är det ditt jobb, din uppgift? Ja/nej?
b) Behöver det göras nu? Ja/nej?
c) Om ja - gör det direkt om det tar kortare tid än 10-15 minuter. Annars planera in det i kalendern. Och vips har du rensat undan det i sinnet.

Och det bästa är att ditt undermedvetna kan tillåtas att jobba för dig under tiden. Uppgiften kanske kräver både ställtid och tanketid.

Resultat: När det är dags är energin fokuserad bara på den uppgiften. Dessutom kommer du sannolikt redan ha valt bort en del saker som du väljer att inte göra överhuvudtaget. Framgången ligger inte i att välja. Framgången ligger i att välja bort!